Nicht nur im geschäftlichen Umfeld hat man ja mit ganz schön viel Papier zu tun, sondern natürlich auch privat. Ich hebe gerne eigentlich so ziemlich alles auf. Ganz viel braucht man nie mehr, aber den einen Zettel dann doch und dann ist es ja praktisch, wenn man den mal schnell rauskramen kann.

Das „mal schnell rauskramen“ funktioniert evtl. sogar, wenn man das tatsächlich alles in Papierform sauber sortiert ablegt und man sich gerade am selben Ort, wie das Papier, befindet. Ich hasse aber Papier, denn es braucht physikalischen Platz, altert und hat vor allem keine Suchfunktion.

Von daher lege ich alles schon seit immer digital ab. Was auf Papier rein kommt, wird konsequent gescannt und das Papier anschließend direkt vernichtet (ja, alles, ausnahmslos). Bzgl. Ablage habe ich mir anfangs einige Dokumentenmanagementsysteme wie Sismic Docs aka Teddy oder sowas wie TagSpaces angeschaut und ausprobiert. Richtig warm geworden bin ich am Ende mit keinem System, irgendwie immer ganz schon viel Software für eine eigtl. recht simple Aufgabe. Für mich gibt es daher nichts effizienteres, einfacheres und unabhängigeres, also eine geordnete Ablage/Dateibenennung einfach im Dateisystem direkt – und so mache ich das.

Hardware

Was auf Papier reinkommt, wird erstmal in einer Ablage abgelegt. Ich habe nämlich keine Lust, jeden oder alle paar Tage zu scannen. So alle 2 Monate bzw. wenn ein einigermaßen großer Stapel zusammgenkommen ist, wird dann gescannt.

Dazu habe ich ein recht kostengünstiges Multifunktionsgerät, ein Brother MFC-7360N, schon vor langer Zeit angeschafft, wichtig war mir damals nur günstig, aber mit Netzwerk und ein guter Dokumenteneinzug beim Scanner. Ich selbst drucke vll. 10 Seiten im Jahr, deswegen ein SW-Laserdrucker, damit die Farbe nicht eintrocknen kann. Beim Scanner war mir ein Einzelblatteinzug wichtig, damit alles in A4 schon mal ohne manuelles Zutun gescannt werden kann. Auch sowas wie Kassenzettel schmeckt der ADF-Einheit des Brothers recht problemlos. Für alles andere muss man dann halt manuell Hand anlegen. Rein mit dem Scanvorgang an sich bin ich so ca. 15 Minuten alle 2 Monate beschäftigt.

Software

Der Scanner scannt alles als TIFFs in eine Netzwerkfreigabe. Danach benutze ich ABBYY FineReader, um durchsuchbare PDFs (PDF/A um genauer zu sein) zu erstellen. Die Erkennungsrate von gedrucktem Text ist bei 100 %. Selbst bei handgeschriebenen Texten bin ich immer wieder erstaunt, wie gut die Erkennung von ABBYY FineReader arbeitet.

Das Zusammenfassen von Dokumenten, drehen von Seiten oder die automatische Umsortierung von Duplex-Dokumente funktioniert halbautomatisch, heißt, sofern Seitenzahlen vorhanden sind, wird automatisch umsortiert, ansonsten muss man selbst ran bzw. es gibt Assistenten, für wenn man z. B. den Stapel beim scannen einfach umgedreht hat.

Alles in Allem bin ich damit dann, je nach Anzahl der Dokumente, im Schnitt nochmal so 20 Minuten beschäftigt.

Die Ablage / Organisation

Nun das eigtl. Wichtigste – die Ablagestruktur und Dateibenennung. Erstmal habe ich mir eine Hauptordnerstruktur nach Bereichen ausgedacht, sowas wie „Rechnungen“, „Arbeit“ oder „Wohnung“. Teilweise gibt es dann pro Bereich nochmal Unterordner, sowas wie „Gehaltsabrechnungen“ unterhalb von „Arbeit“.

Wo es sich anbietet, gibt es auch Zeit- oder Statusabhängige Ordner. Zum Beispiel unterhalb von „Wohnung/Strom“ einen Ordner pro Jahr, denn ich wechsel den Stromanbieter jedes Jahr. Oder unterhalb von „Bank“ einen Ordner pro Bankinstitut mit Präfix „AKT“ oder „ALT“, denn auch die wechsel ich öfter mal und so hat man die aktuellen, bei alphabetischer Sortierung, immer oben.

Die Dateien benenne ich dann konsequent fix beginnend mit dem Dokumentendatum im ISO8601 Format, also sowas wie 2019-03-01 für den 1. März 2019. So hat man die Dokumente alphabetisch sortiert in chronologischer Reihenfolge. Zudem kommen alle relevanten Stichwörter zum Inhalt in den Dateinamen. Also bei Rechnungen z. B. was die Rechnung enthält.

Die Suche

So strukturiert, reicht in 99 % Prozent der Fälle eine Suche nach Dateinamen aus. Ich benutze dafür keinen speziellen Dateiexplorer, selbst der Windows-Explorer kann mit Platzhaltern/Wildcards super umgehen und sucht auch in Unterordnern.

Damit ich alles immer parat habe, synchronisiere ich das Dokumentenverzeichnis mit Syncthing auf alle meine Rechner. Mobil (auf dem Smartphone) hatte ich bisher noch keinen Bedarf. Das mache ich nun schon knapp 10 Jahre so, hebe selbst wirklich „jeden Scheiß“ auf (z. B. eben auch jeden Kassenzettel) und der Platzbedarf hält sich mit aktuell 2,2 GB bei 5.570 Dokumenten noch relativ im Rahmen. Noch mache ich mir daher keine Gedanken um ausgelagerte Archivierung.

In den 1 % der Fälle, wo ich doch mal im Inhalt der Dokumente suchen muss, benutzt ich DocFetcher.

Fazit

Mein Workflow bedeutet natürlich, dass man sich an die selbst definierten Regeln vor allem bzgl. Dateistruktur und -Benennung hält und zwar konsequent, ohne Ausnahme. Zum Glück gelingt mir das relativ gut, denn ich habe einfach keine Lust, wenn ich was suche, ewig zu suchen – und das ist schon Motivation genug. Man braucht Dokumente ja eh immer dann, wenn man zum herumwühlen keine Zeit hat. Ich würde auch behaupten, dass ich damit sogar schneller am Ziel bin, also mit jedem noch so cleveren DMS – denn so ein Windows-Explorer/Finder/Nautilus ist einfach schneller offen, als eben jede so ziemlich andere ausgewachsene Software. Noch dazu ist man unabhängiger, denn Zusatzsoftware für die Dokumentenverwaltung fällt einfach weg.